Tips para escribir mensajes de correo electrónico más profesionales


Si ya te llegó la hora  de ser grande, de empezar a repartir tu Curriculum Vitae y de mandar mails más formales. Ya sea que estés buscando trabajo o que esté empezando tu vida laboral, es mejor que partas cambiando la firma de tus emails y el vocabulario que usas en ellos. Si no estás segura de cómo debes escribirle a gente que no conoces, pero a la que le tienes que dar una buena impresión desde el comienzo, aquí te damos algunos tips que deberías tener en cuenta antes de apretar “send”.

Comprueba (dos veces) la lista de destinatarios, esto es fundamental, no querrás que alguien indebido lea el contenido de ese email. Comprueba siempre dos veces los nombres en el campo “Para” y así asegúrate de que tu correo electrónico no terminará en las manos equivocadas.

Sé breve y sincera, pero recuerda que una pocas sutilezas en un correo electrónico pueden ayudarte mucho, lo cortés no quita lo valiente. No se necesita mucho tiempo para lanzar en un comentario sobre el clima o un “que tengas un buen fin de semana”, y podrías hacer que tu correo electrónico tenga mucha mejor acogida. Lo mismo sucede cuando hables por teléfono, y más aún en persona.

Revísate, nada dice “no me importas lo suficiente” a los destinatarios de correo electrónico como una falta de ortografía por culpa de un error al tipear. Sé cortés y profesional. Revisa el texto que escribiste otra vez (o más) antes de enviarlo, recuerda que una mala redacción no sólo dificulta la lectura, también puede provocar errores importantes de comprensión.

Pide una segunda opinión. Preguntarle a tu pareja o compañeros que revisen todos los correos electrónicos de trabajo que envíes no es práctico. Pero cuando estás escribiendo un correo electrónico importante o sensible, pídele a alguien de confianza que lo vea y asegúrate de que no se vea raro o fuera de lugar.

Recuerda que cantidad no es calidad, el e-mail que escribes para trabajo no es igual a la gran novela americana, siempre es mejor ser breve y escribir sólo lo importante, lo que no significa que debas ser seca o cortante al escribir. Si el tema acerca del cual escribes es tan complicado que requiere más que unos pocos párrafos, es probablemente mejor discutirlo en persona o por teléfono.

Usa títulos (subjects) simples y claros, deben ser un resumen claro de lo que quieres decir. En lugar de mandarle un mail a tu jefe acerca de un tema importante (y urgente) en un correo electrónico titulado “Re: sin asunto”, mejor titula tu correo electrónico con algo que se ajuste al contenido. Es menos probable que se “pierda” en la bandeja de entrada, y será más fácil para los destinatarios tomarle importancia que dejarlo para más tarde.

Adjunta la información pertinente. Si tu mail se refiere a un documento específico, asegúrate de incluirlo como un archivo adjunto para que no deje a los receptores confundidos.

Aprende el sutil arte del CC y BCC. Copiar (CC) a tu jefe en un e-mail sobre los errores que ha cometido un compañero de trabajo envía un mensaje claro a tu compañero, mientras que copiarlo como invisible (BCC) puede ser una buena forma incluir e informar a otras personas sobre un tema sin perjudicar al principal receptor. Ten cuidado cómo digas las cosas, las palabras crean realidad.

¡Cuida tu puntuación! Los múltiples signos de exclamación y de interrogación harán que tu correo electrónico parezca un poco frenético y apresurado. Un solo signo de puntuación por frase tiende a ser suficiente para hacer valer tu intención. Escribir todo en mayúsculas hace parecer que estás gritando si lo incluyes en ese tipo de mail, la negrita es una buena forma de resaltar las palabras o ideas clave. Lo mismo sucede con los emoticones – una cara sonriente, aquí y allá puede hacer más cálido un correo electrónico, pero utilizando uno al terminar cada frase parecer como poco profesional y poco sincero. Recuerda que estás en un contexto de trabajo, no de copuchas por MSN.

Como ves, la escritura formal de un e-mail es bastante fácil, con unos detalles pequeños y un orden más o menos establecido puedes obtener una comunicación que te favorezca 100%.